Hogyan nyerjünk EU-s pályázatot?

A pályázat, mint őserdő

Amennyiben őserdőhöz hasonlítjuk az európai uniós pályázatok rendszerét, nem járunk messze az igazságtól. Miként a fák törzsét átszövő indák között is nehéz rendet vágni, ugyanolyan nehéz eligazodni néha a pályázatok útvesztőjében: nemcsak a ki, mikor, mire, milyen kritériummal, milyen határidővel pályázhat kérdése, de a számtalan vonatkozó jogszabály sokszor érthetetlen szövevénye is rejthet csapdákat, buktatókat.

Akárcsak az őserdő legyőzése is egyeseknek kihívás, másoknak a rettegés forrása, ugyanúgy a pályázatok világát is egyesek nehezített terepnek érzik, fenntartással kezelik, mások fejlődési, fejlesztési lehetőségként tekintenek rá.

Attól függően, hogy melyik oldalt erősítjük, az egyik kijelentést igaznak érezzük: EU-s támogatáshoz jutni nem olyan egyszerű / EU-s támogatáshoz jutni nem olyan szörnyű, mint elsőre tűnik.

Egy dolog biztos: egy nyertes pályázattal a vállalkozásba tőke érkezik (Néhány szó a pályázattal szerzett tőkéről), s mint tudjuk, a tőke önmagáért (is) dolgozik. Ennél szebb szavak pedig nem is igen léteznek a vállalkozói fül számára: tőke, amely aktívan és passzívan is nekünk dolgozik!

Kérje számon a pályázatírót!

Tekintsük át röviden tehát, mi fán terem egyáltalán a pályázat beadása, megnyerése és befejezése. Érdemes akkor is tisztában lenni ezzel, ha pályázatírót bízunk meg a feladattal. Így egyrészt ellenőrizhető az ő munkája is, másrészt mi magunk is átlátjuk a feladat komolyságát, amely korántsem merül ki néhány dokumentum feltöltésében!

A felkészülés

Először is azt kell eldönteni, mi a vállalkozás célja a pályázattal: eszközöket szeretne beszerezni, telephelyet fejleszteni, esetleg munkahelymegőrzésre fordítani a pályázati támogatást? Sok más támogatási lehetőség is van, de ezek a legjellemzőbbek. Ha megfogalmaztuk a cél, akkor az ahhoz passzoló, konkrét pályázati kiírást vesszük górcső alá: mikor nyit, mi a beadási határidő, mik a támasztott kritériumok.

Ha kiválasztottuk a céljainkat támogató pályázatot, kötelező átnézni/értelmezni a hozzá kapcsolódó jogszabályokat is. Egyrészt, hogy biztosak lehessünk benne, valóban megfelelünk-e a pályázati kritériumoknak, másrészt, hogy később (akár az elszámolásnál, akár a fenntartási időszakban) ne legyen gond egy meg nem ismert vagy nem jól értelmezett jogszabályból. Fontos tudni, hogy ezek be nem tartásáért maga a cégvezetés vállal (akár büntetőjogi) felelősséget!

Ha ezen is átrágtuk magunkat, meg lehet kezdeni a pályázati anyagok, dokumentációk összekészítését (árajánlatok, tervrajzok, üzleti terv, fotók, NAV-os és céges dokumentumok beszerzése, stb.).
Az elsődleges információforrás a kormányzati honlap palyazat.gov.hu.

Belevágunk

Ha a dokumentáció összeállt, következik a fő tevékenység, a pályázat tényleges megírása, mely az alábbi munkafolyamatokból áll:
- üzleti és pénzügyi terv elkészítése
- projektköltségek megtervezése
- műszaki-szakmai eredmény megfogalmazása
- projekt részletes bemutatása
- mérföldkövek megtervezése
- elszámolási időszak beiktatása
- dokumentáció hiánytalan feltöltése a pályázati felületre
Ha mindez megvan, benyújtható a pályázat. Beadás előtt az elektronikus pályázati felület rendszere ellenőrzi a támogatási kérelmet, és hibaüzenetben figyelmeztet, ha valami nincs rendben, de ez nem jelenti azt, hogy mindent jól csináltunk! A rendszer csak az evidens hibákat szűri ki, például, ha egy kötelező csatolmány hiányzik, vagy ellentmondás van a pénzügyi adatokban, de szofisztikáltabb hibákat nem tud kimutatni, például ha téves adatokat rögzítettünk a vállalkozásról, vagy tévesen adtuk meg egy-egy eszköz adatait, stb. Ezek egy részét utólag, hiánypótlás keretében lehet javítani, de sokszor komoly, cégszerű nyilatkozat is szükséges hozzá. Sőt, ha olyan hibát vétettünk, ami indokolja, akkor még a kereskedő, beszállító, kivitelező nyilatkozatára is szükség lehet. A legsúlyosabb esetben pedig a pályázatot kiíró hatóság beleegyezésére van szükség, akár méltányossági kérelem keretén belül, hogy javítható legyen egy-egy adat.

Ha a rendszer nem jelez hibát, akkor a támogatási kérelem beadható, várhatjuk a beérkezésről szóló visszaigazolást!

Nyerünk, nem nyerünk? 

A pályázat beadása után, néhány hét elteltével várhatjuk az elbírálásról szóló döntést. Az esetek 95%-ban ez egy hiánypótlási felhívással kezdődik. A hatóság a legváltozatosabb módon tudja srófolni az idegeinket, gyakorlatilag a projekt bármely részével kapcsolatban kérhetnek pontosítást, kiegészítést, magyarázatot, vagy újabb dokumentumokat. Ezek pótlására, javítására átlagosan 7-14 napos határidőt szabnak. Sok esetben a hiánypótlás során visszaküldött válaszok nem elég meggyőzőek, ilyenkor tisztázó kérdés keretén belül újabb kérdéseket tesznek fel, amire újabb válaszokat, dokumentumokat várnak. Ennek teljesítésére már csak 3 napot kap a vállalkozás!

Hurrá, nyertünk!

Ha a hiánypótlás és/vagy tisztázó kérdés kielégítő volt, akkor egy értesítést kap a pályázó vállalkozás, hogy a pályázatát elfogadták, formailag támogatásra érdemesnek ítélték, megkezdik a tartalmi értékelést. Ez még nem jelenti a tulajdonképpeni nyerést, ez csak a nyerés előszobája.
A Támogatói Okirat kiállítása jelenti a tulajdonképpeni, hivatalos nyertes pályázatot, ez egyben a hatósággal kötött szerződés is! Az okiratban értesítik a pályázót a nyerés tényéről, az elnyert összegről, a projekt megkezdésére és befejezésére vonatkozó határidőkről, valamint a jövőbeni teendőkről.

Kezdjünk hozzá

A Támogatói Okirat birtokában nyugodtan meg lehet kezdeni a beruházás megvalósítását. A megvalósításra rendelkezésre álló időt az okirat tartalmazza. Az okirat kiállításától kezdve a megítélt előleg rögtön lehívható (pályázattól függően 25-100% mértékig), amennyiben a támogatási kérelem beadásakor a vállalkozás igényelte azt.
Bizonyos pályázatok esetében a beruházás folyamán időközi kifizetés is igényelhető, azaz az előlegen kívül a megítélt támogatás addig felhasznált részének kifizetése kérhető. Ez minden esetben bizonyító erejű okiratok ellenében történik (számlákat, ezek kifizetésének bizonylatait, esetleg fotókat kell benyújtani). Az időközi kifizetési igénylés lehetőségével - különösen nagyobb összegű pályázatok esetén - érdemes élni, mert a projekt finanszírozása így még inkább megkönnyíthető.

A pályázati támogatások intenzitása 40-100%-os, a támogatási összegen felüli részt a pályázó önerőből finanszírozza.

Projektzárás, nyilvánosság, sajtóközlemény

Amikor a projekt minden eleme megvalósult, 30-60-napon belül egy záró kifizetési igénylés keretében kell lezárni a pályázatot. Ez több elemből tevődik össze: egyrészt el kell számolni minden, addig elszámolatlan költséggel (ez szintén bizonyító erejű okiratok ellenében történik), másrészt szakmai beszámolót kell benyújtani.

A projekt során néhány járulékos, ám kötelező elemet is abszolválni kell.
Tájékoztatni kell a nyilvánosságot a beruházás tényéről. Egyrészt a beruházás helyszínén kötelező kifüggeszteni egy tájékoztató táblát a beruházás főbb adataival, ilyet országszerte számosat látni. A vállalkozás honlapján, jól látható helyen egy infoblokkot kell elhelyezni, ami ugyancsak a tájékoztatást szolgálja, továbbá sajtóközleményben kell tudatni a sajtóval a beruházás tényét annak megkezdésekor és a projekt végén is.

A nyilvánosság biztosításának tényéről a záró kifizetési kérelem keretében ugyancsak nyilatkozni kell, illetve fotókkal, e-mail-ekkel bizonyítani ezek megvalósulását.

És ami még hátravan…

A projektzárással és a teljes elszámolással még nem ér véget a folyamat. A zárást követően indul a fenntartási időszak, ez általában 3 év, mezőgazdasági pályázatok esetén 5 év. Ezalatt az idő alatt évente egyszer szakmai jelentést kell benyújtani, ilyenkor a vállalt kötelezettségek teljesítését vizsgálja a hatóság.
Az időszak végén aztán be kell nyújtani a fenntartási időszakot lezáró dokumentumot, a Záró Fenntartási Jelentést. Ennek elfogadásával zárult le végérvényesen az adott pályázat!