Az évek során egyre világosabb lett, hogy egy pályázat sikere ritkán csak azon múlik, mennyire jól van megírva a dokumentáció.

Legalább ennyit számít, hogyan született maga a beruházási döntés, mennyire van mögötte valódi üzleti szándék, hogyan működik együtt a vállalkozás és a pályázati csapat, és gondolt-e valaki már az elején arra, hogy egyszer ezt az egészet meg is kell valósítani és el is kell számolni.

Nemrég megkérdeztük négy kollégánkat, akik különböző pontokon dolgoznak a pályázati projektekkel, mit tanultak mindebből az évek során.

Meglepően hasonló dolgokat mondtak.

1. A jó projekt nem a pályázati kiírással kezdődik

Hanem valami olyasmivel, amit a vállalkozás egyébként is szeretne megoldani.

Új gépre van szükség. Kevés a kapacitás. Korszerűsíteni kell a telephelyet. Digitalizálni szeretnének. Új piacra lépnének. Olcsóbban vagy hatékonyabban szeretnének termelni.

A sorrend fontos.

Mert természetesen előfordul, hogy egy támogatási lehetőség hoz elő egy régóta halogatott fejlesztést. Ezzel önmagában nincs semmi baj.

De húsz év után az egyik kedvenc kérdésünk mégis ez lett:

Ha nem lenne rá támogatás, akkor is megcsinálná?

Nem azért kérdezzük, mert a helyes válasz feltétlenül az igen.

Hanem azért, mert a válaszból nagyon sok minden kiderül arról, hogy a pályázat finanszíroz egy üzleti döntést, vagy maga a pályázat hozza létre az üzleti döntést.

A kettő nem ugyanaz.

Ezért mi ma már külön kérdésként kezeljük, hogy egy vállalkozás jogosult-e egy pályázatra, és hogy az adott fejlesztés valóban jó döntés-e számára. A saját döntéstámogató megközelítésünkben a jogosultság után éppen ezért a projekt üzleti értelmét és megvalósíthatóságát is vizsgáljuk.

2. A pályázat közös munka

Talán ez okozza az egyik legtöbb félreértést.

Teljesen érthető ügyfélgondolat:

„Megbíztam egy pályázatírót. Akkor most ő intézi.”

És valóban. Azért vagyunk ott.

Csakhogy a pályázatíró sok mindent tudhat a pályázatról, de nem tudhat mindent az ügyfél vállalkozásáról.

Nem tud helyette dönteni egy beruházásról. Nem tudja nélküle, hogy egy műszaki változtatás belefér-e az üzleti tervbe. Nem tudja kitalálni, mi történt a projektben tegnap délután, ha erről senki nem szól neki.

A kollégáink válaszaiban feltűnően hasonló kép rajzolódott ki a jól működő projektekről.

A jó ügyfél kérdez. Ha valamit nem ért, szól. Ha változtatni szeretne, előtte egyeztet. Igyekszik időben átadni az adatokat, és nem tekinti kellemetlen meglepetésnek, hogy neki is lesz dolga a saját beruházásával.

Nem engedelmességről van szó.

Partnerségről.

A pályázatíró tudja, mire kell figyelni a támogatás szempontjából. A vállalkozás pedig tudja, mi történik a saját cégében. A jó projekt ott kezdődik, amikor ez a két tudás időben találkozik.

3. Egy ötperces egyeztetés néha meglepően sok pénzt ér

A pályázati projekt egyik legdrágább mondata nem feltétlenül az, hogy:

„Ezt nem lehet.”

Sokkal inkább ez:

„Ja, ezt már megcsináltuk. Baj?”

Megvettük.

Megrendeltük.

Kifizettük.

Átírtuk.

Más beszállítót választottunk.

Megérkezett az értesítés is valamikor a múlt héten.

Ezek egy része teljesen ártalmatlan. Más részükből viszont komoly probléma lehet.

A tapasztalat furcsa módon sokszor nem abban jelenik meg, hogy valaki fejből tud még harminc szabályt. Hanem abban, hogy hamarabb jut eszébe, mit kell megkérdezni, mielőtt történik valami.

Ezért szeretjük azt a mondatot, hogy:

Ha bizonytalan benne, előbb hívjon fel minket.

A legjobb problémák ugyanis azok, amelyekből végül nem lesz probléma.

4. A támogatói döntés nem a célvonal

A támogatói okirat megérkezése természetesen jó pillanat.

Örül az ügyfél.

Örülünk mi is.

De szakmai szempontból ilyenkor hajlamosak vagyunk valamivel kevésbé ünnepélyesen viselkedni, mert tudjuk, hogy a történetnek még nincs vége.

A beruházást meg kell valósítani.

A vállalásokat teljesíteni kell.

A dokumentumokat rendben kell tartani.

Az értesítésekre időben reagálni kell.

Végül pedig el kell számolni.

A saját projektgondolkodásunkban ezért a támogatói döntés után ugyanúgy ott van a megvalósítás és a projektkockázatok kezelése.

Az egyik kollégánk azt mondta, az ügyfelek sokszor csak később értik meg igazán, mennyire fontos a projekt monitoringja.

Egy másik ugyanennek a másik végét fogalmazta meg: a tapasztalt pályázati szakember már a projekt elején úgy gondolkodik, hogy az elszámolásnál se legyen gond vele.

Ez talán az egyik legfontosabb különbség pályázat és projekt között.

A pályázatot meg lehet nyerni. A projektet végig kell vinni.

5. A dokumentumoknak nemcsak külön-külön kell rendben lenniük

Ez már a kevésbé látványos része a szakmának.

Egy ajánlat lehet önmagában hibátlan.

Egy szerződés is.

Egy számla is.

Egy teljesítésigazolás is.

Csakhogy egy projektben ezek nem egymástól független dokumentumok.

A tervnek, a költségvetésnek, az ajánlatnak, a szerződésnek, a számlának és a teljesítésnek ugyanannak a történetnek kell lennie.

A tapasztalt szem ezért nemcsak dokumentumokat ellenőriz.

Összefüggéseket keres közöttük.

És néha egy dátum, egy eltérő megnevezés vagy egy korábban meghozott döntés az, ami hónapokkal később válna drágává, ha valaki nem veszi észre időben.

6. Nem minden pályázati kockázat van benne az Excelben

Ez talán a legérdekesebb közös tanulság volt.

A projektkockázatot szeretjük számokban elképzelni.

Van-e saját forrás? Megfelelő-e az árbevétel? Belefér-e a beruházás? Teljesíthetők-e a vállalások?

Ezek természetesen fontosak.

De húsz év után egy másik tényezőt is egyre komolyabban veszünk:

hogyan fog működni maga az együttműködés.

Nem azért, mert szeretnénk előre eldönteni, ki „jó ügyfél” és ki „rossz ügyfél”.

Hanem azért, mert egy pályázati projekt hónapokig, néha évekig tartó közös munka.

Lesznek benne dokumentumkérések, határidők, döntések, változások és olyan pillanatok, amikor egyik félnek sincs különösebb kedve még egy dokumentummal foglalkozni.

Ez normális.

A kérdés inkább az, hogy ilyenkor tudunk-e egymással dolgozni.

Húsz év után talán kevésbé lettünk pályázatpártiak

Ez elsőre furcsa mondat egy pályázati tanácsadó cégtől.

Nem azt jelenti, hogy kevésbé hiszünk a támogatásokban. Nagyon sok vállalkozás fejlődésében láttuk már, mekkora különbséget tud jelenteni egy jól megválasztott forrás.

Csak közben megtanultuk, hogy nem minden elérhető támogatás jó lehetőség, és nem minden jogosult projekt jó projekt.

Ezért egy pályázat előtt ma már legalább annyira érdekel bennünket a beruházás, mint maga a kiírás.

Mit szeretne elérni vele a vállalkozás?

Miért most?

Mi történik, ha drágább lesz?

Mi történik, ha késik?

Van hozzá ember, idő és saját forrás?

És persze ott van az a kellemetlen kis kérdés is:

Ha nem lenne rá támogatás, akkor is megcsinálná?

Nem biztos, hogy erre azonnal kell válaszolni.

De szerintünk érdemes feltenni.

Mert húsz év után talán ez lett a legfontosabb tapasztalatunk:

nem az a jó pályázat, amelyet meg lehet nyerni.

Hanem az, amelyből a végén jó projekt lesz.